Nos agences Carotel s’engagent à collecter et à traiter vos données personnelles de manière sûre, transparente et confidentielle. En particulier, nous voulons protéger les données de nos clients, sous-traitants et fournisseurs, entre autres, contre la perte, les fuites, les erreurs, l’accès non autorisé ou le traitement illégal. Nous souhaitons vous informer de la collecte et du traitement de vos données personnelles par le biais de cet avis de protection des données. Nous vous demandons de lire attentivement cet avis de protection des données car il contient des informations essentielles sur la manière dont vos données personnelles sont traitées et dans quel but. En communiquant vos données personnelles, vous déclarez expressément avoir pris connaissance de la présente note sur la protection des données et l’accepter, ainsi que le traitement lui-même.
Le présent avis de protection des données couvre tous les services que nous fournissons et, d’une manière générale, toutes les activités que nous menons.
Carotel est le responsable du traitement de vos données personnelles. Lors de la collecte et du traitement de vos données personnelles, nous respectons les réglementations belges en matière de protection des données, ainsi que le Règlement général sur la protection des données (” RGPD “) à compter de son entrée en vigueur le 25 mai 2018.
En fonction de vos activités et de votre relation avec notre entreprise, vous nous fournirez les données personnelles suivantes : votre identité et vos coordonnées (nom, titre de civilité, adresse, adresse électronique, 2 numéros de téléphone et de téléphone portable). Nous vous rappelons que vous êtes responsable de toutes les données que vous nous fournissez et que nous nous fions à leur exactitude. Si vos données ne sont plus à jour, veuillez nous en informer par retour. Vous n’êtes pas obligé de communiquer vos données personnelles, mais vous comprenez que la fourniture de certains services ou la coopération devient impossible si vous ne consentez pas à leur collecte et à leur traitement.
Dans le cadre de nos services, nous conservons des coordonnées, de l’identité ou du contact de personne. Ce n’est qu’au cours de la période de covidage que les formulaires de contact seront conservés dans le cadre de la recherche de contrats. Après quelques semaines, ils sont détruits.
Les données ne sont évidemment jamais et jamais partagées en dehors des responsables des différents sites et/ou des administrations fédérales/locales. Les données relatives aux clients ne sont pas conservées, sauf si, en raison d’un vol, d’un acte de vandalisme et/ou d’une faute professionnelle, elles sont introduites dans le système de sécurité. Elle est également entièrement interne et uniquement accessible à la direction, aux responsables et aux services des administrations fédérales ou locales.
Les seules données conservées pour une durée limitée sont : les images des caméras des parkings / formulaires de contact covid
Les serveurs de caméras sont conformes à l’actuel RD du 21.03.2007, les données sont automatiquement écrasées après une période de stockage.
Nous collectons et traitons l’identité et les coordonnées de nos fournisseurs et sous-traitants, ainsi que de leur(s) sous-traitant(s) éventuel(s), de leur personnel, de leurs employés, des personnes qu’ils ont désignées et d’autres contacts utiles. Les finalités de ce traitement sont l’exécution du présent accord, la gestion des fournisseurs/sous-traitants, la comptabilité et les activités de marketing direct telles que l’envoi d’informations promotionnelles ou commerciales. Les motifs juridiques sont l’exécution du contrat, le respect des obligations légales et réglementaires et/ou notre intérêt légitime (par exemple pour le marketing direct). Pour les activités de marketing direct par courrier électronique (telles qu’un bulletin d’information ou une invitation à un événement), le consentement est toujours demandé et peut être retiré à tout moment.
Nous traitons les données personnelles de nos employés dans le cadre de nos services de gestion du personnel et des salaires.
Nous conserverons et traiterons les données à caractère personnel pendant la période nécessaire en fonction des finalités du traitement et de la relation (contractuelle ou autre) que nous entretenons avec vous. Les données des clients et des fournisseurs ou sous-traitants seront en tout état de cause supprimées de nos systèmes après une période de 10 ans à compter de la fin de l’accord ou du projet, sauf en ce qui concerne les données à caractère personnel que nous sommes tenus de conserver pendant une période plus longue sur la base d’une législation spécifique ou en cas de litige en cours pour lequel les données à caractère personnel sont encore nécessaires.
Conformément et en vertu de la législation belge sur la protection de la vie privée et des dispositions du Règlement général sur la protection des données, nous vous informons que vous disposez des droits suivants :
Droit d’accès et d’inspection : vous avez le droit d’accéder gratuitement aux données que nous détenons à votre sujet et de savoir à quoi elles servent.
Droit de rectification : vous avez le droit d’obtenir la rectification (correction) de vos données personnelles incorrectes, ainsi que de compléter les données personnelles incomplètes.
Droit à l’effacement ou à la limitation des données : vous avez le droit de nous demander d’effacer ou de limiter le traitement de vos données à caractère personnel dans les circonstances et les conditions prévues par le règlement général sur la protection des données. Nous pouvons refuser l’effacement ou la limitation des données à caractère personnel nécessaires au respect d’une obligation légale, à l’exécution du contrat ou à notre intérêt légitime, tant que ces données sont nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.
Droit à la portabilité des données : vous avez le droit d’obtenir les données à caractère personnel que vous nous avez fournies sous une forme structurée, commune et lisible par machine. Vous avez le droit de transférer ces données à un autre responsable du traitement.
Droit d’opposition : vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles pour des raisons sérieuses et légitimes. Toutefois, veuillez noter que vous ne pouvez pas vous opposer au traitement des données à caractère personnel qui nous sont nécessaires pour remplir une obligation légale, l’exécution du contrat ou notre intérêt légitime, et aussi longtemps que ces données sont nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.
Droit de retirer son consentement : Si le traitement des données à caractère personnel est fondé sur un consentement préalable, vous avez le droit de retirer ce consentement. Ces données personnelles ne seront alors traitées que si nous disposons d’une autre base juridique pour le faire.
Décisions automatisées et profilage : nous confirmons que le traitement des données à caractère personnel n’implique pas de profilage et que vous ne serez pas soumis à des décisions entièrement automatisées.
Vous pouvez exercer les droits susmentionnés en contactant le chef d’entreprise à l’adresse suivante : info@carotel.be
Nous nous efforçons de traiter vos données personnelles de manière prudente et légitime, conformément aux réglementations applicables. Si, néanmoins, vous estimez que vos droits auraient été violés et que vous ne trouveriez pas d’écoute pour vos préoccupations au sein de notre entreprise, vous êtes libre de déposer une plainte auprès de :
Commission pour la protection de la vie privée
Rue du Printing Press 35, 1000 Bruxelles
Tél. 02 274 48 00
Fax. 02 274 48 35
Courriel : commission@privacycommission.be
Vous pouvez également saisir un tribunal si vous estimez que le traitement de vos données personnelles vous cause des dommages.
Certaines données à caractère personnel collectées par nos soins seront transférées et éventuellement traitées par des prestataires de services tiers, tels que notre fournisseur informatique, notre comptable, …
Un ou plusieurs des tiers susmentionnés peuvent être situés en dehors de l’Espace économique européen (“EEE”). Toutefois, les données à caractère personnel ne seront transférées que vers des pays tiers offrant un niveau de protection adéquat.
Les employés, dirigeants et/ou représentants des prestataires de services ou institutions susmentionnés et des prestataires de services spécialisés désignés par eux doivent respecter le caractère confidentiel de vos données personnelles et ne peuvent utiliser ces données qu’aux fins dans le cadre desquelles elles ont été fournies.
Si nécessaire, vos données personnelles peuvent être transférées à d’autres tiers. Cela pourrait être le cas, par exemple, si nous étions réorganisés en tout ou en partie, si nos activités étaient transférées ou si nous étions déclarés en faillite. Les données à caractère personnel peuvent également devoir être transférées en vertu d’une décision de justice ou pour se conformer à une obligation légale particulière. Dans ce cas, nous ferons des efforts raisonnables pour vous informer à l’avance de cette communication à d’autres tiers. Toutefois, vous reconnaissez et comprenez que, dans certaines circonstances, cela peut ne pas être techniquement ou commercialement réalisable ou que des restrictions légales peuvent s’appliquer.
En aucun cas nous ne vendrons ou ne mettrons commercialement vos données personnelles à la disposition d’agences de marketing direct ou de prestataires de services similaires, sauf avec votre consentement préalable.
Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour traiter vos données personnelles selon un niveau de sécurité adéquat et les protéger contre la destruction, la perte, la falsification, la modification, l’accès non autorisé ou la notification par erreur à des tiers, ainsi que contre tout autre traitement non autorisé de ces données. Nous ne pouvons en aucun cas être tenus responsables de tout dommage direct ou indirect résultant d’une utilisation erronée ou illégale par un tiers des données à caractère personnel.
Dans le cadre du traitement de vos données personnelles, nous accordons l’accès à vos données personnelles à notre direction et, si nécessaire, aux administrations locales ou fédérales. Nous garantissons un niveau de protection similaire en imposant à ces employés, associés et personnes nommées des obligations contractuelles similaires à la présente note d’information sur la protection des données.
Si, après avoir lu le présent avis de protection des données, vous avez d’autres questions ou commentaires concernant la collecte et le traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez nous contacter soit par courrier à Carotel, Brugsesteenweg 94, 8520 Kuurne, soit par courrier électronique à l’adresse suivante : info@carotel.be.
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